Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten

1 DASAR HUKUM  : UU 23 TAHUN 2014 pasal 149 ayat 1PP 18 TAHUN 2017 Tentang Hak Keuangan dan Administrasih Pimpinan dan Anggota DPRDPP 12 TAHUN 2019 tentang Pengelolaan Keuangan DaerahPERBUP 32 TAHUN 2021 tentang perjalanan dinas bagi DPRD Mimika 2. PERMASALAHAN . Masalah Makro Dalam penatausahaan keuangan daerah, terutama pada Perangkat Daerah, banyak daerah menghadapi kendala dalam hal: Kualitas SDM: Kurangnya pegawai yang memahami akuntansi pemerintahan, peraturan keuangan, dan teknologi informasi.Sistem Informasi: Penggunaan sistem yang belum terintegrasi (seperti SIMDA, SIPD, dll.) menyebabkan kesalahan pencatatan dan pelaporan.Pencatatan Keuangan yang Belum Tertib dan AkuratMasih ditemui kesalahan dalam penginputan transaksi (manual maupun digital).Ketidaksesuaian antara realisasi fisik dan realisasi keuangan.Laporan pertanggungjawaban sering terlambat dan tidak lengkap. Kurangnya Monitoring dan Evaluasi InternalPengawasan internal (oleh sekretariat atau inspektorat internal) lemah.Tidak ada sistem peringatan dini jika ada penyimpangan anggaran.Audit internal jarang dilakukan secara menyeluruh di level OPD Keterlambatan Proses Administrasi KeuanganProses SPM (Surat Perintah Membayar) lambat karena administrasi manual atau kurangnya koordinasi antar pihak.Kegiatan yang dilaksanakan mendekati akhir tahun anggaran, berisiko tidak selesai tepat waktu Masalah-masalah ini bersifat makro karena bukan hanya terjadi di satu dua perangkat daerah, tapi menjadi pola umum di banyak daerah di Indonesia. Perbaikannya memerlukan: Penguatan regulasi internal.Peningkatan kapasitas SDM secara menyeluruh.Digitalisasi dan integrasi sistem.Pengawasan melekat dari pimpinan dan inspektorat. Masalah Mikro Sekretariat DPRD yang bertugas memfasilitasi 33 anggota DPRD Kabupaten Mimika menghadapi masalah riil di internal Perangkat Daerah, terutama terkait pengaturan perjalanan dinas, baik dalam daerah maupun luar daerah. Jumlah anggota DPRD yang banyak, disertai padatnya aktivitas para dewan menyebabkan sering terjadinya tumpang tindih kegiatan. Hal ini disebabkan karena: kurangnya pengawasan dan kontrol terhadap perjalanan dinas di Sekretariat DPRDbelum tersedianya sistem yang otomatis merencanakan, mengajukan dan melaporkan perjalanan dinas. 3. ISU STRATEGIS    :  Seiring dengan sifat pekerjaan yang melibatkan interaksi lintas daerah dan kegiatan monitoring di lapangan, Anggota dewan dan ASN di Sekretariat DPRD Kabupaten Mimika seringkali melakukan perjalanan dinas dengan volume yang cukup tinggi, sehingga memerlukan sistem yang terstruktur untuk mengelola perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan perjalanan dinas dengan efisien.  Kebutuhan akan perencanaan perjalanan dinas yang cukup tinggi dikarenakan adanya kegiatan-kegiatan yang melibatkan banyak pihak, jadwal yang ketat, dan tujuan yang beragam, sehingga diperlukan sistem yang dapat mengatur dan mengontrol perencanaan perjalanan dinas khususnya dari segi administrasi (efisiensi).  Dalam konteks pemerintahan, transparansi dan akuntabilitas dalam penggunaan anggaran perjalanan dinas merupakan aspek yang penting, sehingga adanya aplikasi perjalanan dinas (SIMAKS) dapat memastikan bahwa setiap pengeluaran terkait perjalanan dinas dilakukan secara transparan dan sesuai dengan aturan yang berlaku.  4. METODE PEMBAHARUAN  Sebelum adanya inovasi Sebelum adanya inovasi, perencanaan dan pengajuan perjalanan dinas anggota DPRD dan pendamping dari staf Setwan dilakukan secara manual sehingga sering terjadi tumpang tindih kegiatan dewan.  Setelah adanya inovasi  Untuk mengurangi ketergantungan pada proses administrasi manual, mempercepat proses pengajuan, persetujuan, dan pelaporan perjalanan dinas maka dibuatlah aplikasi SIMAKS (SISTEM INFORMASI MANAGEMENT KEUANGAN SETWAN). Aplikasi ini memberikan kontrol yang lebih baik atas kegiatan perjalanan dinas, termasuk pengeluaran yang terkait dengan transportasi, akomodasi, dan biaya lainnya, sehingga memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan. Dengan aplikasi SIMAKS, tingkat penatausahaan keuangan di SETWAN mengalami perbaikan signifikan, dimana terjadi penurunan temuan BPK terhadap pelaksanaan kegiatan SETWAN dan DPRD sebesar 80%. Bahkan tidak terjadi lagi tumpang tindih perjalanan dinas setelah aplikasi ini dijalankan di tahun 2023. 5. KEUNGGULAN/KEBAHARUAN otomatisasi proses perencanaan, pengajuan, persetujuan dan pelaporan perjalanan dinas  pengusulan dan penerbitan SPT dan SPPD secara online berupa sistem informasi berbasis WEB yang dapat diakses secara online  adanya pengarsipan digital dokumen-dokumen perjalanan dinas  sehingga sangat menghemat waktu dalam pembuatan SPJ dan  Laporan Pertanggungjawaban memberikan laporan secara real-time terhadap anggaran, pengeluaran dan laporan keuangan terkait perjalanan dinas   6. CARA KERJA INOVASI   Anggota dewan yang hendak melakukan perjalanan dinas akan mendapat disposisi dari pimpinan Anggota dewan tersebut menghubungi operator SIMAKS untuk memvalidasi data dewan tersebut untuk pengusulan dan penerbitan SPT dan SPPD secara online. Jika pada system tersebut berwarna hijau anggota dewan tersebut diperbolehkan melakukan perjalanan dinas. Jika berwrna merah maka anggota dewan tersebut belum bisa melakukan perjadin karena masih berada dalam perjadin sebelumnya. Setelah melaksanakan perjalanan dinas, bukti perjalanan berupa tiket, bill hotel diserahkan kepada operator SIMAKS untuk diinput dan menjadi SPJ pada Bagian Keuangan.Laporan dapat diprint sesuai kebutuhan

meningkatkan pengawasan dan kontrol terhadap perjalanan dinas di Sekretariat DPRDmenyediakan sistem yang otomatis merencanakan, mengajukan dan melaporkan perjalanan dinas.

Meningkatnya pengawasan dan kontrol terhadap perjalanan dinas di Sekretariat DPRD sehingga terhindar dari tumpang tindih waktu pelaksanaan kegiatanTersedianya sistem yang otomatis merencanakan, mengajukan dan melaporkan perjalanan dinas sehingga menghemat waktu dalam hal administrasi pengurusan dokumen perjalanan dinas, mulai dari SPT, SPPD hingga SPJ bukti dan LPJ akhir 

Penatausahaan keuangan Setwan terkait perjalanan dinas anggota DPRD menjadi lebih efektif, efisien dan transparan. Hasilnya terjadi penurunan jumlah temuan BPK terkait perjalanan dinas para anggota dewan hingga 80%.